O CONTROLE INTERNO NA GESTÃO PÚBLICA EM UMA PEQUENA CIDADE

O CONTROLE INTERNO NA GESTÃO PÚBLICA EM UMA PEQUENA CIDADE

 

RESUMO

 

Na gestão pública, os mecanismos de controle existentes previnem o erro, a fraude e o desperdício, trazendo benefícios à população. Este trabalho tem como tema central o controle interno em instituição municipal, tendo como objetivo geral verificar como são os mecanismos adotados em uma instituição municipal, em especial os procedimentos junto à contabilidade do órgão, observando benefícios, limitações e confrontar os olhares dos responsáveis pelo sistema de controle interno do município de Apodi com os dos responsáveis pelo setor de contabilidade acerca das práticas do sistema de controle interno municipal no processo de gestão. Tomou-se como estudo de caso a Prefeitura de Apodi, localizada no sertão potiguar. Valendo-se do objetivo geral, o estudo caracteriza-se por ser uma abordagem descritiva e exploratória, procurando investigar um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto real. Através de entrevista, instrumento de coleta utilizado, foi possível verificar os procedimentos adotados por setores essenciais da gestão municipal de Apodi, observar seus benefícios no cotidiano dos gestores, bem como as limitações existentes para um melhor desempenho do controle interno. É através dos controles internos que há a atualização das informações, prevenção e correção de possíveis erros, proporcionando melhores condições para as exigências dos controles externos. Conclui-se que, a prefeitura desempenha de forma satisfatória as atividades inerentes ao controle interno, sendo de grande importância os benefícios em sua existência para o processo de gestão. As limitações detectadas devem ser sanadas com agilidade nos processos administrativos e com o treinamento do pessoal responsável.

 

Palavras-chave: Controle Interno. Gestão Pública. Instituição Municipal.

 

 

 

1INTRODUÇÃO

 

O papel principal do Estado é garantir a satisfação das necessidades coletivas, entretanto os gestores públicos devem agir conforme os preceitos da administração pública. O papel do controle surge como forma de garantir que os objetivos da administração pública sejam cumpridos, dando maior transparência na aplicação dos recursos, procurando, no decorrer da gestão, atuar preventivamente na detecção e correção de irregularidades.

Diante disso, Crepaldi (2010) ressalta que o controle interno é responsável pelo aperfeiçoamento contínuo da instituição, verificando as atividades exercidas pelos órgãos, o cumprimento das leis, e contribuindo para o planejamento. A responsabilidade dos membros do controle interno é muito grande perante a sociedade, respondendo solidariamente com o funcionário público.

No mundo das empresas públicas, o controle interno possui papel fundamental para assegurar às instituições a organização do funcionamento dos processos inerentes à gestão de forma a evitar erros, fraudes e desperdícios. A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial é exercida pelo controle interno de cada Poder, de forma a orientar a melhor utilização dos recursos disponíveis de forma organizada e ponderada. Na instituição municipal não é diferente, sendo importante o respeito aos normativos vigentes.

Nesse sentido, o mesmo autor Crepaldi (2010) compreende controle interno como o plano de organização e de todos os métodos e procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos, controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade, ampliar a eficácia e assegurar a boa aplicação das instruções da direção.

Para auxiliar no desenvolvimento das ações governamentais e cumprimento da legislação, o Controle Interno tem sido fundamental nas administrações públicas. O Controle Interno tem como principal responsabilidade verificar o trabalho realizado por cada setor, apontando falhas no cumprimento da legislação que baliza o trabalho administrativo (CAVALHEIRO E FLORES, 2007).

Na administração pública municipal, o Controle Interno torna-se responsável em fazer com que os gestores cumpram as leis e as normas vigentes, e administrem com transparência. Para haver melhoria na sociedade, os cidadãos precisam estar a par dos acontecimentos municipais para mais adiante poder cobrar os resultados almejados.

Diante do exposto, tem-se o seguinte problema: como são adotados os controles internos, em especial os controles contábeis, na prefeitura de Apodi/RN? O objetivo geral deste estudo é verificar quais procedimentos de controle interno são desenvolvidos no município, em especial os procedimentos junto à contabilidade do órgão, sendo os objetivos específicos conhecer os benefícios do controle interno existente no município, levantar as limitações presente no município para processo de gestão do controle interno e, por fim, confrontar os olhares dos responsáveis pelo sistema de controle interno do município de Apodi com os dos responsáveis pelo setor de contabilidade. Acerca das práticas do sistema de controle interno municipal na busca de respostas as perguntas levantadas, foi desenvolvida esta pesquisa cientifica com base nas informações legais e dados oferecidos pela entidade, buscando levantar informações e averiguar a atuação do controle interno.

Tal visão auxilia os gestores a compreender que decisões bem tomadas resultam em benefícios para a população e vai de encontro, de forma simétrica, com as normas e princípios da administração pública. Nesse contexto, os controles internos ganham força total auxiliando o gestor nas mais variadas situações, desde fazer uma avaliação da conformidade de sua gestão com as boas práticas, bem como direcionar de forma correta os próximos passos.

Para a realização desta pesquisa, a metodologia utilizada teve como fonte primária os manuais, livros, legislações e artigos pertinentes ao controle interno no setor público, que se caracteriza como bibliográfica. Além disso, esta pesquisa apresenta-se tipicamente como descritiva e qualitativa, e em um segundo momento ela se caracteriza como estudo de caso por meio de entrevista semiestrutura a fim de verificar quais procedimentos de controle interno são desenvolvidos no município, em especial os procedimentos junto à contabilidade do órgão.

O trabalho é dividido em cinco etapas, entre elas pode-se encontrar esta introdução, a fundamentação teórica, a metodologia utilizada e os resultados encontrados, e por fim a conclusão da pesquisa efetivada.

 

 

2FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

 

2.1 CONTROLE INTERNO

 

Em qualquer organização, seja ela pública ou privada, verifica-se a necessidade de uma elaboração de planos organizacionais bem definido e executado eficientemente. Dessa forma, a figura de se realizar um controle interno dentro da organização, visando reduzir a possibilidade de erros e irregularidades, se tornou de grande relevância para alcançar os objetivos almejados dentro da organização, que no Brasil, as empresas começaram a dar importância a essa técnica recentemente.

Segundo Cavalheiro e Flores (2007),os controles internos servem para auxiliar o gestor na busca de sua missão – colocar serviços públicos à disposição da comunidade – tendo em vista a necessidade de conhecimento daquilo que ocorre no município, não com conhecimento empírico (baseado somente na experiência – quando existe – e sem qualquer conhecimento científico), mas, sim, voltado para técnicas modernas de administração (planejamento e gestão), pois, antes de ser um meio de fiscalização, os controles internos têm cunho preventivo, já que oferecem ao gestor público a tranquilidade de estar informado da legalidade dos atos de administração que estão sendo praticados, da viabilidade ou não do cumprimento das diretrizes e metas estabelecidas, possibilitando a correção de desvios ou rumos da sua administração.

Segundo Souza (2008), o controle que se efetiva depois da conclusão do ato controlado visa corrigir eventuais defeitos, declarar sua nulidade, dar-lhe eficácia ou conter reincidências. Em síntese, o sistema de controle interno dá a possibilidade de exercer, realmente, a função de “gestor dos negócios públicos”.

Nesse sentido, Roncalio et al (2009) diz que o controle interno deve atuar nas instituições de forma preventiva, fiscalizando e detectando erros e falhas para que, em tempo hábil, seja tomada medidas que evitem, reduzam ou corrijam atos que possam comprometer o alcance das metas e objetivos da organização. Nesse caso, o Controle interno compreende todos os meios planejados numa organização para dirigir, restringir, governar e conferir suas várias atividades com o propósito de fazer cumprir os seus objetivos.

            De acordo com Attie (2000):

 

 

O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotadas pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. (ATTIE, 2000, p. 110.).

 

 

            Sendo assim, pode-se verificar que o controle interno não é somente destinado a área contábil, mas também ligada as áreas operacionais da entidade, estando presente em qualquer ambiente empresarial interno quanto externamente.

Dessa forma, percebe-se os benefícios que o controle traz para uma organização, pois vão além áreas financeiras, abrangendo as demais áreas de interesse da entidade e das pessoas que estão envolvidas no processo. Diante disso, Motta (1992) discorre que os controles internos trazem, como benefícios, um plano de organização e todos os métodos e procedimentos referentes principalmente à eficiência operacional, e à obediência às diretrizes impostas pela administração.

            Assim, uma forte estrutura de controles internos pode ajudar a empresa a tomar melhores decisões operacionais e obter informações mais pontuais, conquistar (ou reconquistar) a confiança dos investidores, evitar a vazão de recursos, cumprir leis e regulamentos aplicáveis ou obter vantagem competitiva através de operações dinâmicas.

            Portanto, pode-se notar que os autores tendem a considerar o controle com grande utilidade para realizar avaliações do processo de gestão. Nos conceitos apresentados, é notável a presença de aspectos diretivos e econômico-financeiros. Logo, existe, pelas citações, um forte vínculo entre controle interno e administração empresarial.

 

2.2GESTÃO PÚBLICA E CONTROLE

 

O objetivo das Câmaras Municipais é estabelecer normas legais, que deverão reger os direitos e deveres dos cidadãos, administração pública e instituições públicas e privadas estabelecidas no âmbito municipal, bem como fiscalizar a gestão dos recursos públicos pelo Poder Executivo, para garantir que os direitos da coletividade não sejam sobrepujados por interesses individuais dos gestores, no campo político/constitucional.

No campo administrativo/financeiro, as Câmaras Municipais têm por objetivo gerenciar os recursos postos à sua disposição através das transferências recebidas, com obediência aos limites fixados pela legislação (federal, estadual e municipal) aplicável à matéria. As explicações dadas acerca do Poder Legislativo devem servir apenas para contextualizar o tema, uma vez que o foco deste trabalho é o Poder Executivo.

            A Constituição Federal de 1988 (CF/88) trouxe novas exigências à gestão pública, inclusive no que se refere ao controle, haja vista estas disposições: O art. 31 esclarece que, por ser o controle interno organizado na forma de sistema, uma das suas características é que ele é composto, na verdade, por uma série de subsistemas (por exemplo: o sistema de controle patrimonial, o sistema contábil, o sistema de informações gerenciais). Há, portanto, dentro do sistema geral, denominado sistema de controle interno, vários subsistemas. Na parte final do art. 70 há a reafirmação do art. 31, afirma que o sistema de controle interno será exercido por cada Poder. No art. 74 descreve a finalidade dos controles internos nas esferas do governo.

            Destaque-se que cada Sistema de Controle Interno instituído estará subordinado e restrito ao âmbito de cada um dos Poderes, resguardando a autonomia e independência desses. Assim, os responsáveis pelas unidades de controle interno em cada Poder ou órgão reportar-se, nas situações previstas na legislação, diretamente à própria administração e/ou ao Tribunal de Contas.

Os responsáveis pelo controle no município são os gestores e membros do controle interno do órgão, seja ele informal (representando apenas controles setoriais) ou legalmente constituído. Porém, as atividades inerentes ao controle interno serão exercidas em todos os níveis hierárquicos dos Poderes Executivo e Legislativo, bem como das entidades da administração indireta, por servidores, ocupantes de cargos públicos do quadro permanente do órgão ou entidade, não sendo passíveis de delegação por se tratar de atividade própria destes.

Por ser tarefa técnica e complexa, é recomendado à administração dever deestruturar um departamento que, formalmente, seja responsável pela instituição, manutenção e melhorias dos controles internos. A falta de condições de trabalho, de treinamento e de orientação podem esvaziar os propósitos da unidade de controle e, neste caso, a responsabilidade é da administração. (CAVALHEIRO; FLORES, 2009).

Portanto, com a modificação e a modernização das estruturas produtivas e econômicas das sociedades capitalistas, ao longo dos anos, passariam a exigir a correspondente transformação e modernização dos procedimentos de gestão utilizados pela administração pública. A eficiência, termo nascido no campo da economia de mercado, chegaria, assim, ao Estado fazendo o percurso contrário do termo administração, que, nascido no Estado, designando os procedimentos de ação do poder público, posteriormente ganharia o mercado com a denominação administração de empresas. Atualmente não mais se contesta que a eficiência seja um princípio de interesse público tão importante quanto são os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade.

 

2.3 LEI MUNICIPAL COMPLEMENTAR N° 009/2014 – CRIAÇÃO DA CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DE APODI/RN

 

A Lei Municipal Complementar n° 009/2014 instituiu a Controladoria Geral do Município de Apodi e estabelece normas gerais sobre o controle e fiscalização interna do Município, organizada sob a forma de Sistema de Controle Interno Municipal, nos termos do art. 31 da Constituição Federal e art. 59 da Lei Complementar nº 101/2000, de 04 de maio de 2000, e em conformidade com a Lei Orgânica do Município de Apodi.

            A mesma destaca no Art. 3º que a fiscalização do Município será exercida pelo sistema de controle interno, com atuação prévia, concomitante e posterior aos atos administrativos, objetivará à avaliação da ação governamental e da gestão fiscal dos administradores, por intermédio da fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas.

Nesse sentido a Lei Municipal Complementar 009/2014 compete à Controladoria Geral do Município - CGM:

 

  • Exercer a plena fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial dos órgãos e das entidades públicas da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Municipal, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação de subvenções e renúncia de receitas;
  • Verificar a exatidão e a regularidade das contas e a boa execução do orçamento, adotando medidas necessárias ao seu fiel cumprimento;
  • Realizar auditoria e exercer o controle interno e a conformidade dos atos financeiros e orçamentários dos órgãos do Poder Executivo com a legalidade orçamentária do Município;
  • Avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execução dos programas de governo, acompanhando e fiscalizando a execução orçamentária; avaliar os resultados, quanto à eficácia e à eficiência, da gestão orçamentária, financeira, patrimonial e fiscal, nos órgãos públicos da Administração Municipal, bem como da aplicação das subvenções e dos recursos públicos, por entidades de direito privado; exercer o controle das operações de crédito e garantias, bem como dos direitos e haveres do Município;
  • Fiscalizar o cumprimento do disposto na Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000;
  • Examinar as fases de execução da despesa, inclusive verificando a regularidade das licitações e contratos, sob os aspectos da legalidade, legitimidade, economicidade e razoabilidade, inclusive solicitando pareceres de auditores fiscais municipais, estaduais e federais quando julgar necessários.

 

No desempenho de suas atribuições constitucionais e as previstas nesta Lei, o Controlador Geral, bem como, o Adjunto e o Chefe de controle interno poderá emitir instruções normativas, de observância obrigatória no Município, com a finalidade de estabelecer a padronização sobre a forma de controle interno e esclarecer as dúvidas existentes.No apoio ao controle externo, a CGM devera exercer, dentre outras, as seguintes atividades:

 

  • Organizar e executar, por iniciativa própria ou por solicitação do Tribunal de Contas, a programação trimestral de auditoria contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial nas unidades administrativas sob seu controle, mantendo a documentação e relatório organizados; especialmente para verificação do Controle Externo;
  • Realizar auditorias nas contas dos responsáveis sob seu controle, emitindo relatórios, recomendações e parecer.

 

A seguir serão apresentadas os Quadros 2 e 3 de como podem ser lotado os cargos comissionados e gratificações segundo a Lei Municipal Complementar n° 009/2014:

 

Quadro 2 – Quadro de Lotação de Cargos Comissionados

DENOMICAÇÃO

SÍMBOLO

QUANTIDADE

SUBSÍDIO

CONTROLADOR

CGM

01

R$ 2.700,00

ADJUNTO

DGA

01

R$ 1.800,00

ASSESSOR

AE

02

R$ 1.260,00

TÉCNICOS

ST

02

R$ 1.260,00

JURÍDICO

AJCGM

01

R$ 1.800,00

Fonte: Lei Municipal Complementar n° 009/2014

 

Os agentes de Controle Interno devem ter o cuidado de preservar sua autonomia profissional, apesar de sua posição funcional dentro da Entidade, zelando para que a realização de seu trabalho tenha imparcialidade e zelo, tendo o máximo de cuidado na exposição dos resultados de sua atuação. Devem fazer levantamento e estudo da Legislação Pertinente, dos Atos Normativos Existentes e acompanhamento do cumprimento das metas e prioridades definidas no PPA, LDO, LOA e Instruções Normativas do TCE-RN.

 

Quadro 3 – Quadro de Lotações de Gratificações

FUNÇÃO GRATIFICADA

SIMBOLO

QUANTIDADE

VALOR

FUNÇÃO GRATIFICADA I

FG I

03

R$ 500,00

FUNÇÃO GRATIFICADA II

FG II

05

R$ 400,00

FUNÇÃO GRATIFICADA III

FG III

01

R$ 300,00

Fonte: Lei Municipal Complementar n° 009/2014

 

            Diante disso, orienta-se que o Controlador Geral ou Controlador Interno não seja cargo efetivo, em razão do princípio da confiança que o gestor deve ter no ocupante. Nesse sentido, o Controlador Geral do Município, cargo de livre nomeação e exoneração pelo Chefe do Executivo Municipal, dentre os Profissionais com escolaridade de nível superior na área, com saber jurídico e/ou experiência administrativa, economia ou contabilidade devidamente comprovada e o mesmo será sabatinado pela Câmara Municipal de Apodi e aprovada.

 

 

3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

 

A pesquisa teve como objeto de estudo os setores de Controladoria e Contabilidade da Prefeitura de Apodi/RN. O tempo depreendido para este estudo discorreu entre os dias 25 julho de 2016 ao dia 27 de abril de 2017. O campo de estudo foi na cidade de Apodi - Rio Grande do Norte- Brasil.

            O delineamento está ligado à pesquisa científica, visto que visa orientar o pesquisador nas buscas por respostas apresentadas no problema, para isso são utilizados métodos e técnicas científicas. Nesse sentido, Gil (2009) definiu pesquisa como o procedimento racional e sistemático que tem como objetivo proporcionar respostas aos problemas que são propostos.

            A pesquisa é caracterizada como descritiva, pois tende a descrever os aspectos e comportamentos de uma determinada entidade. De acordo com Beuren et al. (2004), na pesquisa descritiva há a intenção de mostrar as características de uma dada população ou fenômeno, com relação aos procedimentos o trabalho apresenta como um estudo de caso, sendo qualitativa pelo fato de mencionar as diferenças e as semelhanças da população.

            Quanto à abordagem do problema trata-se de uma pesquisa qualitativa utilizando-se do estudo de caso.Segundo Andrade (2009) os fatos são colhidos, depois registrados e interpretados, mas o pesquisador não irá interferir neles, ou seja, os dados obtidos poderão ser estudados, mas nunca modificados, para assim obter-se a realidade da pesquisa.

            Os dados foram coletados por meio de consultas feitas em materiais do tipo, livros, artigos, leis e algumas consultas à internet, posteriormente foi feito um questionário com sua estrutura composta por perguntas abertas, para que o entrevistado pudesse dar seu ponto de vista à cerca do assunto.

Foi feita entrevistas aos responsáveis pelo Sistema de Controle Interno do município de Apodi e do Setor de Contabilidade, de forma direta e semiestruturada, no qual o tema foi particularizado sobre o controle interno na instituição, em especial os controles contábeis, e com perguntas iniciais previstas antecipadamente, para em seguida a improvisação de outras perguntas em função das respostas do interlocutor.

A entrevista foi gravada com a autorização dos entrevistados, com a finalidade de não se perder nenhuma informação. A gravação foi transcrita e depois e analisada. O roteiro da mesma foi feito e revisado a fim de verificar possíveis vieses na estrutura e nos questionamentos. Isto é, com intuito de aprimorar o instrumento utilizado, tanto em relação ao conteúdo abordado quanto aos procedimentos a serem seguidos. A entrevista obedeceu a uma estrutura pré-formulada e formada por 15 questões para melhor entendimento e a análise dos resultados.

 

 

4. ANÁLISE DE RESULTADOS E DISCUSSÃO

 

Com o intuito de atender aos objetivos específicos propostos neste trabalho, esta seção apresenta a percepção sobre as práticas do sistema de controle interno, tanto dos profissionais que atuam na Controladoria Municipal quanto dos servidores responsáveis pelas atividades do setor de contabilidade.

            A partir do confronto entre os diferentes olhares sobre as práticas do sistema de controle interno, por meio da técnica de análise de conteúdo das respostas dadas aos questionamentos realizados, buscou-se verificar quais procedimentos de controle interno são desenvolvidos no município de Apodi, em especial os procedimentos junto à contabilidade do órgão.

O sistema de controle interno, no âmbito municipal, visa à avaliação da ação governamental e da gestão dos atos dos administradores públicos municipais e, para realizar as suas atividades, conta com um quadro de dois profissionais, sendo um advogado e um assessor operacional que desenvolve a função de auxiliar o controlador no que tange as rotinas de trabalho do controle interno. O setor de contabilidade conta com três profissionais, sendo um contador e dois assessores operacionais, os mesmos que compõe ambos os setores são quatro cargos comissionados, e um cargo efetivo.

            Para se compreenderem as práticas do sistema de controle interno, é necessário ainda que se tenha consciência de suas atribuições, pois, como o dito adágio popular, “só se pode falar do que se conhece”. Assim, questionados sobre as principais atribuições do sistema de controle interno e como a Controladoria Municipal as desenvolve, os respondentes, em sua maioria, asseguraram que o órgão acompanha, analisa e fiscaliza os processos em geral, zelando pela legalidade dos atos dos gestores, conferindo regularidade aos gastos públicos e precavendo a malversação do recurso público, de modo a colaborar com a busca da eficiência à gestão orçamentária.

Quanto às principais atribuições do sistema de controle interno, os profissionais da Contabilidade destacaram os seguintes itens: “controlar a eficiência das contas públicas, avaliar a legalidade e os resultados da aplicação dos recursos públicos, acompanhar a execução do PPA, da LDO e da LOA, analisar os processos de compras, notas de empenho, prestações de contas e realizar auditorias, dentre outras”.

            Na acepção da equipe de profissionais que atua na Controladoria Municipal, esse órgão desenvolve suas principais atribuições através da análise de forma direta e indireta de todos os processos de despesa do Município, efetuando um controle prévio e concomitante.

            Nesse contexto, de acordo com Roncalio et al (2009) o controle interno deve atuar nas instituições de forma preventiva, fiscalizando e detectando erros e falhas para que, em tempo hábil, seja tomada medidas que evitem, reduzam ou corrijam atos que possam comprometer o alcance das metas e objetivos da organização.

Embora a estrutura da Controladoria possibilite o desenvolvimento de suas atribuições, os servidores do setor consideram que seria necessário um espaço físico mais apropriado e a contratação de mais profissionais especializados, como da área de contabilidade e da área de engenharia, para acompanhar, por exemplo, os processos inerentes à atuação da Secretaria de Finanças, no caso da área contábil, ou ainda a elaboração dos projetos de obras e acompanhamento da execução destas, por um engenheiro civil, viabilizando uma fiscalização mais eficiente e um melhor controle das obras municipais.

            Questionados quanto à forma como a Controladoria contribui para melhorar as atividades próprias da área de atuação, as respostas dadas convergem para a fiscalização e orientação, de forma objetiva, dos processos de compras, de contratação de serviços e de terceiros (sendo atrás da contratação de profissionais pelo processo simplificado de seletiva), como também para a proposição de soluções e para a resolução de questões técnicas.

            Com relação a como a atuação da Controladoria Municipal contribui para o desempenho das atividades do setor de contabilidade, os respondentes destacaram:

 

  1. A atuação da Controladoria é positiva, pois evita que haja descumprimento de normas e procedimentos;
  2. É muito importante a atuação do controle interno, para evitar que o serviço público seja feito de qualquer jeito, até porque a Lei de Responsabilidade Fiscal exige transparência;
  3. Ao auditar processos de compras e serviços da Administração, conferir todo o processo dos gastos públicos, analisar as despesas a serem realizadas para que não sejam usadas de maneira indevida e acompanhar os processos administrativos, o controle interno propicia maior segurança nas ações a serem tomadas nos processos de gestão pública municipal. Entende-se que é um órgão que filtra e corrige os processos que deverão ter andamento na Administração.

 

Desse modo, a Controladoria propicia orientações aos gestores para uma devida utilização dos recursos públicos, não só contribuindo para a observância das normas legais, como também propiciando informações para que os gestores cumpram os programas, as metas e as ações do governo. Assim, na administração pública a função do controle é exercida em decorrência de diversas imposições constitucionais (CAVALHEIRO; FLORES, 2007).

            Quanto ao foco do trabalho da Controladoria, embora alguns apontassem para a avaliação de metas e programas do PPA e da LDO ou ainda para a execução dos programas de governo, a maioria dos respondentes afirmou que este está mais focalizado no acompanhamento da execução orçamentária, financeira e patrimonial, de forma a zelar pela legalidade nos processos de contratações pública.

            Nesse sentido, apresentam-se, a seguir, algumas das respostas dadas pelos respondentes, quando indagados sobre como a Controladoria Municipal procede em relação à execução orçamentária, financeira e patrimonial: A Controladoria acompanha todo o processo de execução e apresenta propostas para otimizar o funcionamento da máquina administrativa; Focaliza as demonstrações financeiras, examinando e avaliando as partes desses demonstrativos, aferindo os registros, conferindo se está atendendo à legislação e aos princípios da contabilidade, bem como às normas internas da instituição e recebe os processos e faz a avaliação. Quando há alguma orientação, ela emite uma nota técnica devolvendo para a adequação necessária.

            Nesse contexto, a fim de cumprir o objetivo das demonstrações financeiras de fornecer aos usuários informações que os ajudem em suas decisões econômicas, a administração tem a responsabilidade de projetar e manter um sistema de controle interno capaz de produzir demonstrações financeiras fidedignas (COOK E WINKLE, 1983).

            Questionados se a contabilidade contribui para a efetividade das ações do controle, quase todos os respondentes afirmaram que sim, e alguns poucos alegaram que em parte. Entretanto, nem todos fornecem apoio, visto que a fiscalização não é bem vista no setor público.

            Indagados sobre como o sistema de controle interno propicia instrumentos para a tomada de decisões, os profissionais da Controladoria Municipal explicitaram que isso é feito por meio de relatórios, pareceres e recomendações que têm caráter informativo, conforme se averigua nos relatos que seguem: o sistema de controle interno é um órgão responsável por analisar e orientar aos diversos setores da prefeitura a executar suas ações e programas dentro da legalidade, transparência e eficácia. Para tal, emite relatórios que são utilizados internamente para consultas, análise de resultados e conferências; a Controladoria propicia instrumentos para a tomada de decisões através de relatórios, pareceres e recomendações, por meio de relatórios de auditoria motivados ou de ofício, consultas e ainda com relatórios para o Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Norte (TCE-RN).

            Os relatórios pontuais (quando há motivação), os resultados das auditorias e o relatório anual, encaminhados ao TCE-RN, são também enviados ao prefeito e às Secretarias Municipais, porém têm cunho apenas informativo.

            Dessa forma, o sistema de controle interno propicia, sim, instrumentos para a tomada de decisões nas atividades inerentes às atribuições da sua área de atuação, à medida que avalia os processos na formatação legal e atenta para a necessidade de estabelecer normas e procedimentos adequados para conferir transparência e exequibilidade aos processos de contratação de compras e de serviços.

            Quanto aos relatórios emitidos pela Controladoria Municipal, por resultarem de um processo de fiscalização operacional (acompanhamento e avaliação de ações empreendidas pelo Município) e de fiscalização patrimonial (referente não só aos bens, mas também aos créditos, títulos de renda e almoxarifado), contribuem para a melhoria das atividades típicas das secretarias.

Nesse sentido, Reske Filho et al., (2005) ressaltam que os objetivos do controle interno devem atender a Confiabilidade para propiciar a obtenção de informações corretas para executar suas operações.

            De modo geral, os respondentes confirmam que a emissão de notas técnicas e os relatórios apresentados pela Controladoria Municipal contribuem para a melhoria das atividades inerentes ao âmbito de atuação do setor de contabilidade.

            No que diz respeito ao controle dos gastos públicos, os profissionais do quadro da Controladoria esclarecem que a contribuição para tal se dá principalmente pela análise dos processos de despesa e através das auditorias. Caso o órgão entenda que os gastos possam ser reduzidos, orienta os responsáveis, por meio de solicitação, a procederem às devidas alterações, sempre visando o melhor para a administração.

            No mesmo sentido, convergem as respostas dadas pelos servidores da contabilidade, conforme se pode perceber nos depoimentos que se seguem:

 

  1. “O CGM busca adequar os procedimentos e cobra o cumprimento dos princípios constitucionais da Administração Pública e acompanha os processos de licitação para a contratação de serviços e aquisição de materiais;”

 

  1. “Evita possibilidades de burla à legislação como também o desperdício, ao zelar pela eficiência no alcance dos objetivos institucionais.”

 

            De modo geral, a alta administração, entendida como a chefia do Executivo Municipal, considera importante a atividade da Controladoria, uma vez que a implantou, no âmbito Municipal, por meio de lei específica, apesar da institucionalização da Controladoria Municipal, sua estrutura face às demandas municipais requer mais profissionais para possibilitar um melhor atendimento aos diferentes órgãos que integram a administração municipal.

            Os profissionais da Controladoria, no exercício das práticas do sistema de controle interno, seguem os princípios da segregação de funções, da autonomia técnica funcional, da relação custo-benefício e da aderência às normas, conforme afirmam todos os integrantes da Controladoria Municipal e do setor de contabilidade do órgão pesquisado em questão.

            Nesse sentido, de acordo com Tinoco (2005) todo o processo de organização do Controle Interno contempla uma estrutura organizacional, política de recursos humanos, segregação de funções e ética que têm por objetivo proteger a organização de riscos que possam impossibilitar ou dificultar a sua gestão.

            Com relação à qualificação dos servidores que integram o quadro da Controladoria Municipal, todos os respondentes consideram que os profissionais possuem qualificação adequada para o exercício das atividades. Dois ressaltaram a necessidade de especialistas de outras áreas como a contábil e a de economia, por exemplo, o que contribuiria para o aperfeiçoamento das atribuições do sistema de controle interno.

            Ainda que possua caráter informativo, ou seja, a atuação do gestor não seja vinculada às orientações da Controladoria Municipal, pode-se inferir que as atividades do sistema de controle interno podem contribuir para a eficiência da gestão pública no âmbito municipal, à medida que a atuação da Controladoria possibilita a orientação dos gestores na tomada de suas decisões.

            Na percepção dos respondentes, são características do sistema de controle interno municipal para uma gestão pública mais eficiente: a agilidade na tomada de decisões; a atuação preventiva para evitar erros, desperdícios e abusos; a implantação de normas e procedimentos para os processos com maior demanda. Para tanto, além de observar as normas legais, a Controladoria deve contar com uma equipe de profissionais qualificados que busquem adequar menos burocracia com mais eficiência e mais interação com os órgãos para auxiliar, de forma positiva, a tomada das decisões dos gestores públicos.

            Já para Attie (2000), as características de um eficiente sistema de controle interno compreendem: plano de organização, sistema de autorização e procedimento de escrituração, práticas salutares e pessoal qualificado.

            Foi perguntado quais eram as principais limitações para o efetivo exercício das atividades do Controle Interno. Os membros de ambos os setores responderam que muitas vezes o trabalho desenvolvido pela controladoria é visto de forma equivocada pelos gestores municipais. Esta é a principal dificuldade encontrada, pois, muitos gestores julgam o trabalho do Controle Interno como um entrave para o desenvolvimento do trabalho administrativo. Contudo, o Controle Interno deveria ser visto como uma central capaz de auxiliar a gestão municipal para administrar sob os aspectos da legalidade, legitimidade, economicidade e razoabilidade, publicidade e transparência.

            Outro ponto que os respondentes destacaram com relação às limitações do controle interno foi a falta de pessoal qualificado, uma vez que o controle interno é uma cadeia que necessita de pessoas na contabilidade, nas finanças, na auditoria, no orçamento, ou seja, demanda uma gama de serviços que levam a necessitar de pessoas preparadas e bem treinadas.

Por ser tarefa técnica e complexa, é recomendado à administração deve estruturar um departamento que, formalmente, seja responsável pela instituição, manutenção e melhorias dos controles internos. A falta de condições de trabalho, de treinamento e de orientação podem esvaziar os propósitos da unidade de controle e, neste caso, a responsabilidade é da administração (CAVALHEIRO; FLORES, 2009).

            Por último foi questionado aos respondentes quanto a sugestões propostas para melhorar as atividades da Controladoria Municipal, foram apontadas: ampliação da estrutura administrativa, por meio da contratação de mais profissionais, melhorias na estrutura física para desempenhar suas atribuições com mais eficiência; mais autonomia e mais investimento em treinamento, através de participação em cursos específicos, tanto para os responsáveis pelo controle como para servidores de outras áreas da administração, visando não só à atualização das atividades como também à busca de mais conhecimentos sobre a gestão pública; elaboração de fluxogramas setoriais para atender as especificidades dos diferentes órgãos; e buscar de mais agilidade nos processos e melhoria na comunicação com os outros setores da administração.

            Com a realização desta pesquisa foi possível conhecer como são adotados os controles internos, em especial os controles contábeis, na prefeitura de Apodi/RN. Assim como permitiu uma visualização de como se encontra estruturado e atuando o Controle Interno no Município de Apodi, especialmente no que se refere a forma de geração de informações seguras para auxiliar ou corrigir o trabalho administrativo da gestão municipal, pode-se verificar também quais procedimentos de controle Interno são desenvolvidos no município, em especial os procedimentos junto à contabilidade do órgão, os benefícios e as limitações do controle interno existente no município.

 

 

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS E SUGESTÕES

 

            O controle interno é importante para a gestão municipal, procurando assegurar a adequada gestão, procurando evitar e corrigir erros, fraudes e desperdícios. Em todas as entidades públicas, independentemente da existência ou não do controle interno instituído por lei, se faz necessário haver o hábito de trabalhar de maneira planejada, procurando atingir um, se não o maior, dos objetivos básicos da gestão pública, que é o atendimento correto à população.

            Segundo informações coletadas nesta pesquisa, os mecanismos de controle interno adotados são de extrema relevância para o desenvolvimento das atividades corriqueiras na gestão municipal, considerados norteadores para evitar erros que podem ferir os princípios da administração pública e causar danos irreversíveis.

            Diante disso, o trabalho realizado pela controladoria do município, sobre os erros e falhas nas atividades cotidianas, é apresentado aos responsáveis pela administração dos poderes executivo e legislativo. Essas verificações são realizadas pelo sistema de controle interno por meio de relatórios, pareceres e recomendações, geralmente ligadas à insuficiência de informações que permitam maior transparência pública.

            Todavia, há a necessidade de qualificar o pessoal responsável pelo Controle Interno, através de cursos, treinamento e palestras, dificuldade essa que poderá ser sanada após a implantação de cursos no nível de especialização em gestão pública, pois a qualificação dos profissionais que atuam na área é peça fundamental para o efetivo sucesso do controle interno.

            Observou-se também que as atribuições da Controladoria Municipal estão de acordo com os pressupostos legais tanto de ordem constitucional como de ordem infraconstitucional, como estabelecido, por exemplo, na Lei Federal nº 4.320/64 e exigido pela LRF. Dentre as funções da Controladoria citada, foram destacados o acompanhamento, a análise e a fiscalização dos processos em geral, permitindo aos gestores informações que contribuam para a observância das normas legais e para o cumprimento dos programas e metas preestabelecidos nos instrumentos de planejamento, como o PPA, a LDO e a LOA.

            Nesse sentido, todos os municípios são obrigados a implantar sistema de Controle Interno, entretanto, estes não devem ser criados apenas para cumprir normas legais, é preciso que seja estruturado para cumprir sua real função de orientar, corrigir e auxiliar os gestores, especialmente no cumprimento dos programas de governo.

Os dados obtidos permitem inferir que o sistema de controle interno, no âmbito do Município de Apodi, cumpre os aspectos formais que lhe são atribuídos, constituindo-se em um instrumento de apoio aos gestores municipais para se buscar a melhoria na qualidade dos serviços prestados à população e, consequentemente, contribuir para uma gestão pública mais eficiente.

Seja qual for o problema investigado, o referencial teórico descrito, os procedimentos metodológicos adotados e os resultados obtidos, ainda que se busque definir e delimitar o assunto a ser pesquisado, a forma como se desenvolve a investigação de qualquer tema, comumente, apresenta limitações que podem impactar o estudo.

No caso em pauta, pode-se destacar que os resultados do presente estudo não podem ser estendidos a outros municípios tanto do Estado dom Rio Grande do Norte, quanto de outros Estados da Federação, devido às peculiaridades de cada um, e a pesquisa atenta apenas para a percepção dos responsáveis pelo controle interno e dos responsáveis pela contabilidade do órgão pesquisado.

Já como sugestão para realização de outras pesquisas acerca do tema estudado, recomenda-se: aplicar a pesquisa em outros municípios com características próximas ao de Apodi para comparar a forma de atuação do sistema de controle interno com os resultados do presente estudo ou, ainda, para comparar a percepção dos gestores acerca dos procedimentos adotados na atuação da Controladoria; analisar como os Tribunais de Contas avaliam a contribuição desse sistema para o exercício de suas funções e relacionar o sistema de controle interno com as efetivas estruturas de poder no âmbito de uma administração municipal.

 

 

REFERÊNCIAS

 

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BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil: texto constitucional promulgado em 5 de outubro de 1988, com as alterações adotadas pelas Emendas Constitucionais nos 1/1992 a 66/2010, pelo Decreto Legislativo nº 186/2008 e pelas Emendas Constitucionais de Revisão nos 1 a 6/1994. – 33. ed. – Brasília: Câmara dos Deputados, Edições Câmara, 2016.

 

CAVALHEIRO, Jader Branco. FLORES, Paulo Cesar. A organização do sistema de controle interno municipal. 4. ed. Porto Alegre: CRC-RS, 2007.

 

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ZANELLA, Liane Carly Hermes. Metodologia de estudo e de pesquisa em administração. Florianópolis: Departamento de Ciências da Administração / UFSC; [Brasília]: CAPES: UAB, 2009.

 

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